Nefunkční obchodní tým se většinou neopraví jedním školením, novým CRM ani výměnou jednoho obchodníka. Když obchodní oddělení dlouhodobě neplní výsledky, bývá lákavé hledat rychlá a přímočará řešení. Majitelé firem často usoudí, že stačí vyměnit nejslabšího obchodníka, upravit provizní systém, pořídit modernější CRM software, zaplatit týmu kurz vyjednávání nebo zavést povinné denní porady.
Jenže pokud neznáte skutečnou příčinu problému, pouze přestavujete nábytek v místnosti, ve které pořád teče střechou. Přebudování obchodu proto nikdy nezačínám radikálními personálními škrty ani bezhlavým nakupováním nových technologií. Vždy začínám důkladnou diagnostikou.
7 kroků k ozdravení vašeho obchodu
1. Zjistěte, kde firma skutečně stojí
Než začnete cokoliv měnit, potřebujete vidět syrovou realitu a opustit veškeré dojmy či přání. Je nutné detailně prozkoumat, jaké jsou reálné tržby, jakým směrem se dlouhodobě vyvíjejí a kolik platících zákazníků firmu aktuálně drží.
Stejně důležité je zmapovat vznik nových příležitostí, stav obchodní pipeline i konverzní poměry mezi jednotlivými fázemi prodeje. Musíte se podívat na to, co obchodníci celé dny doopravdy dělají, a položit si zásadní otázku: Je vůbec možné z dostupné aktivity dosáhnout stanoveného obchodního plánu?
2. Udělejte si jasno v lidech
Teprve ve chvíli, kdy držíte v rukou tvrdá data, přichází čas podívat se na samotný tým. Klíčová otázka však nezní, koho okamžitě vyhodit, ale kdo má potenciál fungovat v novém a jasně nastaveném systému.
Při hodnocení lidí sleduji nejen jejich historické výsledky a aktivitu, ale především jejich přístup, schopnost učit se, disciplínu při práci s CRM a celkovou odpovědnost. V praxi se často stává, že narazíte na obchodníka s výbornými čísly, který však svým toxickým chováním rozkládá celý zbytek týmu.
3. Vyčistěte pipeline
Jedním z prvních operativních kroků musí být nekompromisní prověrka všech rozpracovaných obchodních příležitostí. Je potřeba otevřít každou zakázku a zjistit, které příležitosti jsou skutečně živé a které naopak již několik měsíců pouze leží bez jakéhokoliv pohybu.
U každého obchodu musíte vědět, co zákazník reálně řeší, jaký je stanoven následující krok, kdy má padnout finální rozhodnutí a kdo je za celou příležitost odpovědný. Pipeline totiž nesmí sloužit jako sklad starých nadějí a nesplněných přání, ale musí být pravdivým obrazem budoucího obchodu.
4. Ujasněte si, koho vlastně chcete získávat
Nefunkční obchodní tým často oslovuje prakticky kohokoliv, což vede k tomu, že obchodníci po čase přijdou s tvrzením, že zákazníci nemají o vaše produkty či služby zájem. V té chvíli je ale potřeba položit si otázku, o jaké zákazníky se vlastně jedná.
Firma musí mít naprosto jasno v tom, kdo je její ideální zákazník, jaký má potenciál a jaký konkrétní problém mu dokáže vyřešit. Stejně tak musíte vědět, kdo u zákazníka o nákupu rozhoduje a proč by měl nakoupit právě od vás. Bez tohoto vyjasnění se celá akvizice mění v pouhé náhodné a neefektivní telefonování.
5. Nastavte jeden obchodní proces
Není možné, aby každý obchodník v týmu prodával úplně jiným způsobem. Prodejní proces musí mít jasně definované fáze, které vedou od prvotního získání kontaktu přes jeho kvalifikaci, úvodní schůzku a vytvoření obchodní příležitosti až ke zpracování nabídky, systematickému follow-upu, objednávce a následné péči.
U každé z těchto fází musí obchodník přesně vědět, jaké kroky od něj firma vyžaduje, co musí zaevidovat do systému a jaké podmínky musí být splněny pro posun do další fáze.
6. Sledujte KPI, která předcházejí výsledku
Obrat a zisk jsou bezpochyby klíčové ukazatele, ale mají jednu velkou nevýhodu – ukazují až minulost. Když na konci měsíce zjistíte, že vám chybí třetina plánovaných tržeb, už s tím v daném období nic neuděláte.
Z toho důvodu je nutné zaměřit se na sledování předstihových ukazatelů, jako je počet nových oslovení, domluvené schůzky, nově vytvořené příležitosti, odeslané nabídky nebo úspěšnost konverzí. Výsledný obrat totiž řídíte výhradně skrze aktivity, které mu časově předcházejí.
7. Zaveďte skutečné obchodní řízení
Pravidelná obchodní porada nesmí vypadat jako neformální povídání nad otázkou, co je u koho nového. Obchodní řízení vyžaduje systematickou práci, při které se nekompromisně prochází stav pipeline, řeší se konkrétní klíčové příležitosti, pojmenovávají se překážky v prodeji a vyhodnocují se plnění nastavených KPI.
Součástí tohoto procesu musí být také individuální rozvoj jednotlivých obchodníků.
Plán na prvních 90 dní: Postupný restart obchodního oddělení
Celá proměna obchodního oddělení je rozfázována do tří logických měsíčních bloků. Prvních 30 dní je věnováno kompletní diagnostice, během které se intenzivně prověřují data, lidé, nastavení CRM, stav pipeline i stávající obchodní procesy. Výstupem této fáze musí být absolutně přesná odpověď na to, co dnes ve firmě nefunguje a z jakých konkrétních příčin.
Mezi 31. a 60. dnem dochází ke stavbě nového systému. V tomto období se definují nové role a odpovědnosti, nastavuje se jednotný prodejní proces, upravuje se CRM, zadávají se nová KPI a rozbíhá se nový systém reportování i akvizice. Současně začíná intenzivní každodenní práce s lidmi v týmu.
Závěrečná fáze od 61. do 90. dne je zaměřena na reálný výkon. Teprve v této fázi se naplno ukáže, kdo z týmu dokáže nový systém přijmout a začíná přinášet výsledky, kde je potřeba zapracovat na rozvoji dovedností a kde je naopak nezbytné přistoupit k definitivním personálním změnám.
Akční checklist pro majitele firem
Pokud chcete zjistit, zda vaše obchodní oddělení potřebuje hloubkovou přestavbu, zkuste si upřímně odpovědět na několik základních otázek. Měli byste vědět, zda máte ve firmě jasně definovaný a vymáhaný obchodní proces a zda máte kdykoliv k dispozici aktuální přehled o pipeline všech svých obchodníků. Zda znáte reálnou konverzi mezi jednotlivými fázemi prodeje a zda má každý obchodník nastavená konkrétní měřitelná KPI.
Dále si ověřte, zda přesně víte, kolik nových obchodních příležitostí u vás měsíčně vzniká, zda v týmu probíhá systematický follow-up nabídek, zda má každý člověk jasně vymezenou odpovědnost a zda někdo obchod týden co týden řídí podle reálných dat. Pokud u většiny těchto bodů narážíte na odpověď „ne“ nebo „nevím“, nemá smysl investovat do dalších nahodilých školení a je načase začít komplexní analýzou obchodu.
Potřebujete přebudovat obchodní oddělení?
Nemusíte hned na začátku přesně vědět, zda je potřeba obměnit tým, pořídit nové CRM nebo najmout nového obchodního ředitele. Přesně k tomu totiž slouží úvodní analýza obchodu.
Společně se podíváme na váš současný tým, dosahované výsledky, stav pipeline, obchodní proces i celkový způsob řízení. Pojmenujeme konkrétní místa, kde vám utíkají peníze, a navrhneme jasný plán změn ve správném pořadí.
Nezůstávám pouze u teoretických doporučení na papíře.
Pomáhám firmám navržené změny také reálně zavést do praxe – ať už jde o nábor nových lidí, kompletní nastavení obchodního systému nebo dočasné interim vedení celého týmu.
