Než začnete tlačit na obchodníky, měnit bonusy nebo hledat nové lidi, zjistěte, ve které části obchodního procesu skutečně vzniká problém.
Obchodní tým neplní plán a ve vzduchu visí napětí. První přirozená reakce vedení firmy bývá rychlá a předvídatelná: „Musíme zvýšit výkon. Zvýšit prodeje. Přidat KPIčka.“ Jenže než začnete zvyšovat tlak, předělávat provizní systém nebo vyhazovat lidi, potřebujete zjistit, kde přesně se váš obchodní výsledek ztrácí?
Neplnění plánu je totiž pouhý výsledek, nikoliv diagnóza. Za úplně stejným červeným číslem na konci měsíce se mohou skrývat dramaticky rozdílné příčiny. Pojďme si nalít čistého vína a projít místa, kde se váš obchod nejčastěji hroutí.
1. Je vůbec obchodní plán realistický?
Jako první bych se podívala ještě před samotné obchodníky a zkoumala, jak váš plán vlastně vznikl. Je postavený na reálných historických datech, počítá s faktickou kapacitou týmu a zohledňuje vývoj trhu, sezónnost i délku obchodního cyklu? Nebo prostě jen někdo v prosinci řekl, že letos chcete růst o dvacet procent, číslo předal dál a očekával zázraky?
Obchodní plán totiž není pouhé přání, ale musí mít jasnou cestu, jak se k výsledku dostat. Správně nastavená logika navazuje od cílového obratu přes potřebný počet objednávek, nabídek a příležitostí až k počtu schůzek a prvotních oslovení.
2. Má tým dostatek nových obchodních příležitostí?
Pokud je vaší pipeline prázdná, vaše budoucí tržby už jsou v tuto chvíli v ohrožení. Jako obchodní konzultantka chci vždycky vidět nekompromisní data. Sleduji, kolik nových příležitostí vzniká každý měsíc, jakou mají celkovou hodnotu, v jaké fázi se nacházejí a především jak dlouho v jednotlivých fázích zůstávají stát.
Právě tady většinou narazíme na první tvrdou realitu. Obchodník vám s úsměvem řekne, že má rozpracováno strašně moc věcí. Jenže když zjistíte, že většina obchodů v pipeline visí bez jediného pohybu už několik měsíců, nemáte zdravou pipeline. Máte pouze drahý archiv.
3. Dělají obchodníci dostatek obchodních aktivit?
V této fázi se neptám na to, zda ti lidé pracují, protože pravděpodobně sedí u počítače a vypadají vytíženě. Ptám se, zda dělají činnosti, které prokazatelně vedou ke vzniku nového obchodu. Zajímá mě, kolik nových zákazníků týdně oslovují, kolik telefonátů skutečně proběhne a kolik reálných schůzek z této snahy vznikne.
Pokud na začátku obchodního procesu chybí aktivita, na jeho konci budou chybět objednávky. Výsledky začínají oslovením zákazníka, rozhovorem a důslednou prací s každou příležitostí.
4. Kde se vám propadá konverze?
Sledovat samotný počet aktivit ale nestačí, což z tohoto místa dělá jedno z vůbec nejdůležitějších zastavení celého auditu. Sleduji postupné přechody od oslovení přes schůzku, vzniklou příležitost a nabídku až k finální objednávce a hledám, kde dochází k největšímu propadu.
Pokud máte hodně oslovení, ale málo schůzek, problém bývá v akvizici, špatném cílení nebo v úvodní argumentaci. Pokud obchodníci absolvují spoustu schůzek, ze kterých nevznikají žádné nabídky, neumí pravděpodobně vést jednání nebo netahají z klienta reálné potřeby.
5. Co se děje po odeslání nabídky?
Věta „nabídku jsem poslal, teď čekám“ je pro mě varovným signálem. Ptám se, kolik nabídek leží v CRM bez jakékoliv naplánované další aktivity. Chci vědět, zda obchodník přesně zná termín i kritéria, podle kterých se zákazník rozhoduje, a zda zná reálné důvody, proč klient případně váhá.
Obrovská část potenciálního obratu totiž nezmizí proto, že by vaší nabídce něco chybělo. Zmizí jednoduše proto, že ji po odeslání už nikdo aktivně neřídí a zákazník postupně usne.
6. Jsou mezi obchodníky propastné rozdíly?
Pokud všichni prodávají stejný produkt, pracují na stejném trhu a oslovují obdobné zákazníky, ale jejich výsledky se liší o stovky procent, nehledejte chybu v trhu. V takovém případě se musíme detailně podívat na vašeho nejlepšího člověka a zjistit, co dělají nejúspěšnější obchodníci jinak.
Sleduji, jak přesně vedou úvodní schůzku, jak pracují s CRM, jak rychle reagují na poptávky a jak systematicky dělají follow-up. Hlavní otázka pak zní, zda je možné tento fungující postup popsat a přenést na ostatní členy týmu.
7. Má váš obchodní tým skutečného lídra?
Někdy je problém úplně mimo obchodníky, protože v týmu chybí systém a reálné řízení. Porada sice probíhá jednou týdně, ale řeší se na ní hlavně operativa a logistika, zatímco stav pipeline nikdo systematicky nekontroluje. CRM pak slouží jen jako drahý adresář a výsledky se řeší až poslední den v měsíci.
Jenže poslední den v měsíci už chybějící obrat nedoženete. Obchod se musí řídit průběžně na denní a týdenní bázi, přičemž vedoucí obchodu musí aktivně pracovat s vývojem jednotlivých lidí.
Rychlý audit: 10 otázek pro majitele firmy
Pokud chcete hned teď zjistit, jak na tom jste, odpovězte si upřímně na tyto otázky:
- Jaký je náš plán a z jakých konkrétních dat byl vypočítán?
- Jakou reálnou hodnotu má naše aktuální pipeline?
- Kolik nových příležitostí u nás vzniká každý měsíc?
- Kolik nových zákazníků tým měsíčně aktivně osloví?
- Kolik obchodních schůzek reálně proběhne?
- Jaká je naše konverze ze schůzky do nabídky?
- Jaká je naše konverze z nabídky do objednávky?
- Kolik odeslaných nabídek je aktuálně bez naplánovaného follow-upu?
- Který obchodník má nejlepší výsledky a víme přesně proč?
- Jak často vedoucí obchodu pracují s pipeline a s vývojem jednotlivých lidí?
Pointa: Pokud na těchto deset otázek nemáte po ruce přesná data, nezačínejte tlakem na tým. Začněte pořádkem v číslech.
Akční plán na prvních 30 dní
Abyste situaci dostali pod kontrolu, rozložte si práci do čtyř navazujících kroků. Během prvního týdne vytáhněte tvrdá data z CRM a porovnejte nastavený plán se skutečností. Ve druhém týdnu nekompromisně rozeberte pipeline každého obchodníka a vyčistěte všechny mrtvé příležitosti, které jen zkreslují realitu.
Během třetího týdne spočítejte reálné konverze mezi jednotlivými fázemi obchodu, abyste přesně uviděli, kde vám utíkají peníze. V posledním, čtvrtém týdnu pak nastavte konkrétní KPI, jasné odpovědnosti a nový rytmus obchodního reportingu. Na konci třiceti dní už nebudete hádat, ale budete přesně vědět, zda je problém v množství příležitostí, aktivitě lidí, jejich dovednostech, nabídce, follow-upu, řízení, nebo v samotném plánu.
Obchodní tým neplní plán a nevíte proč?
Nehledejte příčinu podle pocitů. Podíváme se společně na váš obchodní proces, pipeline, aktivity, konverze i řízení týmu a zjistíme, kde vám zbytečně utíkají peníze.
