I v dnešní digitální době se často setkávám s obchodníky, kteří si informace o klientech zapisují na do bloku nebo na papír. A upřímně, čím dál víc mě to štve. Proč? Protože to není efektivní a brzdí to nejen obchodníky, ale i firmy, které zastupují. Nejdůležitější informace, které obchodník má musí být zaznamenány do CRM, aby s informacemi mohl pracovat nejen obchodník, ale také kolegové z firmy. Pominu fakt, že obchodníci jsou, zaměstnanci firem a všechny informace, které získají jsou majetkem firmy, kterou zastupují.
Představte si, že si obchodníci zapisují všechny klíčové informace o klientech do malého bloku. Co se stane, když ho ztratí nebo zapomenou doma? A jak se k těmto poznámkám dostanou kolegové? Digitalizace nám dnes nabízí mnohem efektivnější způsoby.
Takže, milí obchodníci, prosím vás, zahoďte už ty tužky a bloky. Jestliže nemáte CRM systém, vytvořte si aspoň jednoduchou tabulku v Excelu. Proč je to důležité? Protože s trochou investovaného času do nastavení si nejen ušetříte hodiny práce, ale posunete svůj business na profesionální úroveň.
Proč říci tužce a bloku sbohem?
1. Nikdy se neposunete vpřed
Pokud budete pokračovat v ručním zapisování, nikdy neuvidíte větší obraz. Digitalizovaná databáze vám umožní sledovat pokroky, analyzovat data a zaměřit se na to, co funguje. Například zjistíte, které produkty nebo služby jsou nejpopulárnější, nebo který klient se dlouhodobě vyplácí. Ruční záznamy vám tyto poznatky nenabídnou. Efektivní řízení klientských vztahů je základ moderního podnikání.
2. Za dva dny si nevzpomenete, co jste si s kým dohodli
Paměť není neomylná. Bez elektronické databáze riskujete, že zapomenete klíčové informace, což může negativně ovlivnit vztah se zákazníkem. Klient si může pamatovat každý detail, zatímco vy budete tápat. Už jste někdy zažili trapnou situaci, kdy klient zmínil něco, co jste slíbili, a vy jste to neměli nikde poznamenáno? CRM systém vám pomůže udržet si přehled.
3. Zákazníci vás mohou zkoušet a nachytat
Žádný papírový blok vás neochrání před situací, kdy klient tvrdí něco jiného, než co jste si poznamenali. Elektronická databáze je vaše jistota. Můžete do ní zapsat všechny detaily jednání a v případě sporu máte jasný důkaz. Digitalizace dat přináší transparentnost.
4. Nikdo jiný se ve vašich poznámkách nevyzná
Vaše ruční poznámky mohou být přehledné pro vás, ale co když budete chtít delegovat práci? Elektronická databáze umožní vám i týmu snadno sdílet informace. Navíc lze data snadno filtrovat do kategorií, které jsou jasné všem. Sdílení informací v týmu je klíčem k lepší a efektivnější spolupráci.
5. Po čase v bloku nebo na papírku nic nenajdete
Kolikrát jste už hledali starý kontakt nebo poznámku? Ztracený papírek nebo zapadlý blok mohou znamenat ztracenou obchodní příležitost. Vaše CRM databáze bude přehledná a umožní vám rychle filtrovat a najít vše, co potřebujete. Můžete si také nastavit automatické upomínky na termíny a úkoly. Organizace dat šetří čas a energii.
6. Vytváříte zbytečný zmatek
Neorganizované poznámky vedou ke stresu a ztrátě času. S rostoucím počtem zákazníků a zvyšujícímu počtu informací si nejste schopni zapamatovat vše. Digitalizace přináší klid a strukturu. Budete mít všechny informace na jednom místě, kde se k nim můžete kdykoliv vrátit. Vaše práce tak bude efektivnější a vy se budete moci soustředit na důležitější úkoly. Strukturovaný přístup zvyšuje produktivitu a pomůže vám k zastupitelnosti a klidné dovolené.

Co vám databáze přinese?
- Ušetří čas a nervy. Nebudete muset nosit v hlavě stovky detailů. Každý kontakt, dohoda nebo úkol budou snadno dostupné a přehledně organizované. Automatizace procesů vám ulehčí práci.
- Získáte strategický náhled na vaše klienty. Budete moci předem promyslet další kroky a lépe cílit nabídku. Víte přesně co bylo ujednáno, netápete a můžete soustředit vaši pozornost na kvalitní business. Nebere vám pozornost, ani energii tápání a přemýšlení nad tím co bylo ujednáno.
- Budete se cítit profesionálně. Bez chaosu a improvizace. Vaše organizovanost se promítne do vaší větší důvěry v sebe a důvěry klientů ve vás. Profesionalita buduje image.
- Lepší spolupráce v týmu. Každý bude mít přístup ke stejným datům, což minimalizuje chyby a nedorozumění. Efektivní komunikace šetří čas i peníze.
Jak začít?
1. Vyberte si vhodný nástroj. Začít můžete třeba s jednoduchým Excelem nebo Google tabulkami. Pokud chcete něco pokročilejšího, podívejte se na CRM systémy, jako je Raynet, Caflow, Flowi nebo HubSpot, Pipedrive nebo Salesforce nebo Helios má modul firemní aktivity, zkrátka možností je celá řada. Správný nástroj vám usnadní práci.
2. Nastavte si pravidla. Rozhodněte se, jaké informace budete ukládat a kdo bude mít přístup k databázi. Jasně definujte procesy, aby se informace neztrácely. Konzistence je klíčem k úspěchu.
3. Zaškolte sebe i tým. Každá změna potřebuje trochu času a trpělivosti. Ukažte všem, jak mohou nový systém využít pro svoji práci. Vzdělávání zajišťuje hladký přechod.
4. Pravidelně aktualizujte data. Databáze je užitečná jen tehdy, když je aktuální. Udělejte si zvyk aktualizovat ji po každém jednání nebo kontaktu. Aktuálnost dat zvyšuje jejich hodnotu.
Pokud nevíte, kde začít, domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma. Pomůžu vám nastavit systém práce, který vás nejen posune kupředu, ale také zvýší vaše tržby a zisky. Profesionální přístup vám otevře dveře k novým obchodním příležitostem. Tak na co čekáte?

Pokud nevíte, kde začít, domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma. Pomůžu vám nastavit systém práce, který vás nejen posune kupředu, ale také zvýší vaše tržby a zisky. Profesionální přístup vám otevře dveře k novým obchodním příležitostem. Tak na co čekáte?