Jak stabilizovat realizační tým a zvládnout rozpad projektového řízení bez ztráty zakázek
V podnikání přicházejí chvíle, kdy se zdá, že všechno konečně začíná fungovat. Stabilizovaný tým, jasná obchodní strategie, rozběhnuté zakázky, noví klienti na obzoru. A pak… přijde něco, co nikdo nečeká. Něco, co vás vytrhne z klidu a postaví před nečekanou výzvu v rámci projektového řízení.
Přesně to se stalo firmě, se kterou jsem v té době dlouhodobě spolupracovala. A přesně v takových chvílích se ukazuje, jak důležité je mít po ruce někoho, kdo nepodlehne chaosu, ale pomůže najít řešení.
Výchozí situace: Rozpad tam, kde to nejvíc bolí
Firma prošla v předchozích měsících důležitým vývojem. Obchodní tým se stabilizoval, podařilo se najít šikovného projektanta, který rychle zapadl. Vypadalo to, že se konečně daří konsolidovat vnitřní strukturu a připravit půdu pro další růst.
Jenže právě ve chvíli, kdy to vypadá, že je nejhůř za vámi, přichází další zlom. Tentokrát v oblasti, která je pro realizaci klíčová – projektové řízení a samotná realizace zakázek.
Stavbyvedoucí, jeden z pilířů týmu, oznámil svůj odchod. A krátce po něm skončila i jeho pravá ruka – administrativní podpora v back office. Výsledkem bylo doslova vakuum. Zakázky byly rozjeté, obchodník nosil nové poptávky, projektant měl co dělat. Ale lidé, kteří měli zajistit, že všechno poběží podle plánu, zajištěni nebyli. Pro firmu to znamenalo ohromné riziko.
Situace se začala rychle promítat dovnitř firmy. Napětí rostlo. Majitel čelil velkému tlaku, obchodník místo zaměření na klienty začal hasit interní požáry. Projektant potřeboval součinnost, ale neměl ji kde brát. A zákazníci? Ti začali klást nepříjemné otázky, když najednou vázla komunikace i termíny.
Hrozil reálný kolaps rozpracovaných projektů. A s ním i zásadní ohrožení obchodních vztahů, důvěry klientů, cashflow i samotného fungování firmy. Byl to moment, kdy bylo potřeba přejít od přežívání ke skutečně efektivnímu krizovému managementu.
Úkol: Postavit nový realizační tým rychle, ale kvalitně
V tomto momentu jsme si společně s majitelem firmy vytyčili jasný cíl – poskládat nový realizační tým. Nešlo jen o to „někoho najít“. Potřebovali jsme skutečně funkční řešení: stavbyvedoucího, který zvládne rychle převzít projekty a dovést je do cíle, a k tomu spolehlivou administrativní podporu, která bude schránkou týmu, ale zároveň s přesahem do dalších oblastí – například podpory obchodu a projektového řízení.
Tým, který se navíc zvládne rychle sehrát a zapadnout do existující firemní struktury, kde už fungoval obchodník i projektant.
Zároveň jsme věděli, že nemáme měsíce času. V některých případech šlo doslova o týdny, kdy bylo třeba naskočit do rozjetých projektů, zabránit jejich zpomalení nebo dokonce zastavení a znovu obnovit důvěru zákazníků.
POTŘEBUJETE POMOCI S ROZVOJEM VAŠEHO OBCHODU?
Řešení: Kombinace přesného hledání a aktivního zapojení do adaptačního procesu
Prvním krokem bylo detailní zmapování potřeb. Co přesně bude nový stavbyvedoucí potřebovat umět? V jakých typech projektů se bude pohybovat? Jaké soft skilly budou klíčové?
Stejně tak jsme přesně definovali roli back office – tentokrát ne jako pasivní administrativní podporu, ale jako plnohodnotného člena týmu, který zvládne koordinovat detaily, držet termíny, pomoci s akvizicemi a zároveň udržovat plynulou komunikaci mezi obchodem a stavbou.
Během následujících tří měsíců jsme provedli intenzivní výběrové řízení, jehož cílem nebylo „rychle obsadit místa“, ale najít správné lidi. Věnovali jsme se nejen odbornosti, ale i hodnotovému nastavení, kompatibilitě s týmem a motivaci kandidátů.
Tento proces výběru zaměstnanců byl pečlivě veden s důrazem na dlouhodobou stabilizaci týmu a sladění s firemní kulturou.
Výsledek?
- Do týmu nastoupil zkušený stavbyvedoucí, který přinesl nejen odborné know-how, ale především klid a schopnost vytvářet strukturu i v napjatých situacích. Jeho přístup pomohl stabilizovat zakázky během několika týdnů.
- Na administrativní pozici jsme přijali univerzální posilu, která se rychle ukázala jako mimořádně adaptabilní. Kromě běžných agend zvládla podpořit obchodníka v přípravách, koordinovala komunikaci mezi projekty a aktivně se zapojila do optimalizace procesů.
Díky tomu se tým sehrál v rekordním čase. A co víc – nejen že se podařilo udržet rozběhnuté projekty, ale některé z nich začaly fungovat lépe než předtím. Efektivita řízení stavebních projektů výrazně vzrostla.
Výsledek: Stabilizace, spokojenost a chuť růst
Tři měsíce od startu této mise byla firma opět v klidu. Neznamená to, že zmizely všechny výzvy – podnikání je dynamické – ale vytvořil se pevný základ, o který se bylo možné opřít.
Stabilizace týmu přinesla nové návyky, zlepšila komunikaci mezi odděleními a umožnila majiteli i obchodníkovi soustředit se opět na růst a strategické směřování firmy. Obchodník zažíval pocit, že mu konečně realizace pomáhá a on se může věnovat opět více obchodu, místo krizového řízení.
Zákazníci se dočkali plynulého plnění zakázek a firma si zachovala své dobré jméno. Navíc se podařilo nastavit nové standardy řízení projektů, které se staly základem pro další fázi růstu.
Závěr: I krize může být příležitostí. Když víte, jak s ní pracovat
Zpětně viděno to byla jedna z těch situací, které na první pohled působí jako pohroma. A přitom se z ní dá vytěžit tolik dobrého. Tým, který vznikl na troskách původní struktury, je dnes nejen funkční, ale i motivovaný. Lidé, kteří do firmy přišli, přinesli novou energii. A spolupráce mezi jednotlivými částmi firmy se výrazně zlepšila.
To, co mě na této případovce těší nejvíc? Že se nepotvrdilo, že „na trhu nejsou lidi“ nebo že „všichni dobří už někde jsou“. Potvrdilo se ale, že když víte, koho a proč hledáte, dá se najít kvalitní tým i do stavebních projektů. A že i z rozpadu se dá postavit něco mnohem lepšího. Pevnějšího. A odolnějšího.
A co bylo na tomto projektu zajímavé? Neuvěřitelný optimismus ze strany majitele, který neustále věří v lepší zítřky a motivuje své zaměstnance k modernizaci, spolupráci a optimalizaci procesů.
Potřebujete do firmy stabilní realizační tým nebo řešíte složité personální změny?
Ozvěte se. Pomohu vám zvládnout změny s chladnou hlavou a přehlednou strukturou. Od náboru po stabilizaci. Od chaosu k funkčnímu systému.
potřebujete "nakopnout"
i váš byznys
Napište mi a domluvíme si 30min konzultaci ZDARMA.
Ivana Vítková